Проведение годового собрания

Начиная с марта открывается период проведения годовых общих собраний участников и акционеров обществ. Напомним, что общества с ограниченной ответственностью, а также акционерные общества должны ежегодно утверждать на таком общем собрании годовой отчёт и годовой бухгалтерский баланс. Данная норма для каждого из упомянутых обществ закреплена федеральными законами:
• от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (подп. 6 п. 2 ст. 33, ст. 34) и
• от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 47, подп. 11 п. 1 ст. 48).

Подготовка собрания
— общества с ограниченной ответственностью

Очередное общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью, на котором утверждаются годовые результаты его деятельности, проводится в срок, определённый уставом общества. Этот срок при этом не должен выходить за период с 1 марта по 30 апреля (ст. 34 закона № 14-ФЗ).

Рассматриваемое собрание участников общества созывается исполнительным органом общества, который обязан не позднее чем за 30 дней до проведения такого собрания уведомить об этом каждого участника общества (ст. 36 закона № 14-ФЗ). Осуществляется это заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества, если иной способ сообщения не предусмотрен уставом общества. В уведомлении должны быть указаны время и место проведения собрания, а также предлагаемая повестка дня.

На этапе подготовки общего собрания формируются информация и материалы для участников общества. В предоставляемый пакет документов входит:
• годовой отчёт общества;
• заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества;
• заключение аудитора по результатам проверки годовой финансовой (бухгалтерской) отчётности, если организация в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту либо учредителями было принято решение о проведении аудита;
• сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества, совет директоров (наблюдательный совет) общества и ревизионную комиссию (ревизоры) общества;
• проекты внутренних документов общества, а также иная информация (материалы), предусмотренная уставом общества.

Если в предлагаемую повестку дня общего собрания внесён вопрос об изменении учредительных документов, то в упомянутые материалы включается и проект изменений и дополнений, вносимых в эти документы, или же проекты учредительных документов общества в новой редакции.

Указанные информация и материалы в течение 30 дней до проведения общего собрания участников общества должны быть предоставлены всем участникам общества для ознакомления в помещении исполнительного органа общества.

Помимо этого исполнительный орган обязан направить участникам информацию и материалы вместе с уведомлением о проведении общего собрания участников общества, если иной порядок ознакомления участников общества с упомянутой информацией и материалами не предусмотрен уставом общества. В случае же изменения повестки дня соответствующие информация и материалы направляются вместе с уведомлением о таком изменении.

По требованию участника общество обязано предоставить ему копии указанных документов. Организация же в этом случае вправе взимать плату за предоставление данных копий. При этом плата не может превышать затраты на их изготовление (ст. 36 закона № 14-ФЗ).

Годовой отчёт должен содержать раздел о состоянии чистых активов общества, в котором указываются показатели, характеризующие динамику изменения стоимости чистых активов и уставного капитала общества за три последних завершённых финансовых года, включая отчётный год (подп. 1 п. 3 ст. 30 закона № 14-ФЗ). Недавно созданные общества приводят такие данные за каждый завершённый финансовый год.

Данная информация приводится в таблице раздела 3 «Чистые активы» отчёта об изменениях капитала, где показываются стоимости чистых активов на три отчётные даты: на 31 декабря 2012 года, на 31 декабря 2011 года и 31 декабря 2010 года.

Порядок оценки чистых активов акционерных обществ утверждён совместным приказом Минфина России и ФКЦБ от 29.01.03 № 10н/03-6/пз. Он же применяется при расчёте и обществами с ограниченной ответственностью (письмо Минфина России от 07.12.09 № 03-03-06/ 1/791). В расчёте стоимости чистых активов участвуют показатели актива (стоимость внеоборотных и оборотных активов) и пассива бухгалтерского баланса (долгосрочные обязательства — займы, кредиты и проч., краткосрочные обязательства по займам и кредитам — кредиторская задолженность, задолженность участникам по выплате доходов, резервы предстоящих расходов, прочие краткосрочные обязательства).

Если стоимость чистых активов оказалась ниже размера уставного капитала, то в пояснениях к отчёту необходимо отразить:
• результаты анализа причин и факторов, которые привели к этому (по мнению директора и совета директоров);
• перечень мер по приведению стоимости чистых активов общества в соответствие с размером его уставного капитала.

Если же стоимость чистых активов общества останется меньше его уставного капитала по окончании финансового года, следующего за вторым финансовым годом или каждым последующим финансовым годом, по окончании которых стоимость чистых активов общества оказалась меньше его уставного капитала, общество не позднее чем через шесть месяцев после окончания соответствующего финансового года обязано принять одно из следующих решений (п. 4 ст. 30 закона № 14-ФЗ):
• об уменьшении уставного капитала общества до размера, не превышающего стоимости его чистых активов;
• о ликвидации общества.

Принять решение о ликвидации придётся тем обществам с ограниченной ответственностью, у которых чистые активы оказались меньше уставного капитала, равного минимально разрешённому (10 000 руб.), и которые не смогут поднять их стоимость до указанной величины до 30 июня 2013 года.

— акционерного общества
Годовое общее собрание акционерного общества должно проводиться в очной форме (п. 2 ст. 50 закона № 208-ФЗ). Однако общества с большим числом акционеров нередко используют смешанную форму проведения собрания, так называемую очно-заочную. Она «вытекает» из предоставляемой законом возможности акционерам, включённым в список лиц, которые имеют право на участие в общем собрании, принять непосредственное участие в собрании либо направлять заполненные бюллетени в общество (п. 3 ст. 60 закона № 208-ФЗ).

Созыв годового собрания акционеров отнесён к вопросам, входящим в компетенцию совета директоров (наблюдательного совета) общества (подп. 2 п. 1 ст. 65 закона № 208-ФЗ). Совет директоров при подготовке годового собрания определяет:
• дату (если она не определена в уставе общества), место и время проведения;
• повестку дня;
• дату составления списка акционеров, имеющих право на участие в годовом собрании;
• порядок сообщения акционерам о его проведении;
• перечень информации (материалов), предоставляемой акционерам;
• форму и текст бюллетеня для голосования в случае голосования бюллетенями (ст. 54 закона № 208-ФЗ).

Дата проведения собрания устанавливается исходя из существующего ограничения с 1 марта по 30 июня, приведённого в пункте 1 статьи 47 законом № 208-ФЗ.

Собрание должно проводиться по месту нахождения общества, если иное место его проведения не установлено уставом общества или внутренним документом общества, регулирующим порядок деятельности общего собрания (п. 2.9 Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, утв. постановлением ФКЦБ от 31.05.02 № 17/пс).

Часть вопросов, обязательно включаемых в повестку дня годового собрания, определена законом № 208-ФЗ. К таковым отнесены (п. 2 ст. 54 закона № 208-ФЗ):
• избрание совета директоров (наблюдательного совета) общества;
• избрание ревизионной комиссии (ревизора) общества;
• утверждение аудитора общества;
• утверждение годовых отчётов, годовой бухгалтерской отчётности, в том числе отчёта о прибылях и убытках общества;
• распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов) по результатам финансового года.

Дата составления списка лиц, имеющих право на участие в годовом собрании акционеров, выбирается из временного интервала, определяемого датой принятия решения о его проведении и 50 днями до момента проведения собрания (п. 1 ст. 51 закона № 208-ФЗ).

Отсутствие надлежащего определения этой даты является административным правонарушением. Нарушение требований федеральных законов и принятых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов к составлению списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров согласно пункту 3 статьи 15.23.1 КоАП РФ, влечёт наложение административного штрафа на юридических лиц от 500 000 до 700 000 руб. Региональные отделения ФСФР при нахождении такового прибегают к штрафным санкциям, а арбитражные суды такие действия считают правомерными (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.02.11 № А32-17121/2010).

Список акционеров, имеющих право на участие в годовом собрании, составляется на основании данных реестра акционеров общества на дату, установленную советом директоров общества. При этом в список лиц включаются акционеры — владельцы обыкновенных акций общества (п. 2 ст. 31 закона № 208-ФЗ), а также акционеры — владельцы привилегированных акций общества определённого типа в зависимости от включённых вопросов в повестку дня и определённых обстоятельств (ст. 32 закона № 208-ФЗ). Включаемые в список акционеры — владельцы привилегированных акций приводятся в пункте 2.11 упомянутого положения о дополнительных требованиях.

Если в отношении общества используется специальное право на участие Российской Федерации, субъекта РФ или муниципального образования в управлении указанным обществом («золотая акция»), то в список акционеров, имеющих право на участие в годовом собрании, входят и представители РФ, субъекта РФ или муниципального образования.

В упомянутый список включаются также:
• управляющие компании паевых инвестиционных фондов, если акции общества составляют имущество паевых инвестиционных фондов, и
• доверительные управляющие — при передаче акций общества в доверительное управление.

Сообщение о проведении годового собрания акционеров должно быть сделано не позднее чем за 20 дней до даты его проведения. В этот срок его надлежит направить каждому лицу, указанному в списке акционеров, заказным письмом, если уставом общества не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме. Сообщение, если это предусмотрено уставом общества, может вручаться каждому из указанных лиц под роспись. Вполне возможна его публикация в доступном для всех акционеров общества печатном издании, определённом уставом общества, а также дополнительное размещение информации о проведении собрания акционеров в иных средствах массовой информации: на телевидении, по радио (п. 1 ст. 52 закона № 208-ФЗ). В сообщении о проведении собрания надлежит указать:
• дату, место, время проведения общего собрания акционеров. В случае когда заполненные бюллетени могут быть направлены обществу, в сообщении приводится почтовый адрес, по которому они направляются;
• дату составления списка лиц, имеющих право на участие в собрании;
• повестку дня собрания;
• порядок ознакомления с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к проведению собрания акционеров, и адрес (адреса), по которому с ней можно ознакомиться.

В качестве места проведения общего собрания в сообщении указывается адрес, где будет проводиться собрание, а также время начала регистрации лиц, участвующих в его работе (п. 2 ст. 52 закона № 208-ФЗ).

К информации (материалам), подлежащей предоставлению лицам, имеющим право на участие в собрании, при подготовке к его проведению, относятся:
• годовая бухгалтерская отчётность, в том числе заключение аудитора;
• заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества по результатам проверки годовой бухгалтерской отчётности;
• рекомендации совета директоров (наблюдательного совета) общества по распределению прибыли по результатам финансового года, в том числе по размеру дивиденда по акциям общества и порядку его выплаты;
• сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества, совет директоров (наблюдательный совет) общества, ревизионную комиссию (ревизорам) общества, счётную комиссию общества;
• проекты внутренних документов общества, проекты решений общего собрания акционеров, а также информация (материалы), предусмотренная уставом общества.

Если в повестку годового собрания включается вопрос об изменении устава или внесении в него дополнений либо новой его редакции, то в информационные материалы включаются соответствующие проекты документов.

За 20 дней до проведения годового собрания вышеупомянутая информация должна быть доступна лицам, имеющим право на участие в нём. С этой информацией акционеры могут ознакомиться в помещении исполнительного органа общества и иных местах, адреса которых имеются в сообщении. Доступность к данной информации лиц, принимающих участие в собрании, сохраняется и во время его проведения (п. 3 ст. 52 закона № 208-ФЗ).

Лицо, принимающее участие в собрании, вправе затребовать копии информационных материалов. Общество же должно предоставить их в течение 5 дней с момента обращения. За изготовление копий организацией может взиматься плата, размер которой не превышает понесённые затраты.

В годовом отчёте общества, выносимом на утверждение годового общего собрания, должна содержаться информация, приведённая в пункте 3.6 положения о дополнительных требованиях.

Достоверность данных, содержащихся в годовом отчёте, должна быть подтверждена ревизионной комиссией (ревизором) общества. Сам же годовой отчёт общества подписывается лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества. Перед представлением его на годовое собрание отчёт подлежит предварительному утверждению советом директоров (наблюдательным советом) общества. Причём это необходимо осуществить не позднее 30 дней до даты проведения годового собрания. Если же в обществе совет директоров отсутствует, то отчёт предварительно утверждается лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества (п. 3 и 4 ст. 88 № 208-ФЗ).

Вышеприведённые требования в части соотношения чистых активов и уставного капитала обществ с ограниченной ответственностью распространяются и на акционерные общества (п. 4, 5, 6, 11 ст. 35 закона № 208-ФЗ). Помимо них дополнительно для акционерных обществ введена обязанность помещать дважды с периодичностью один раз в месяц в средствах массовой информации, в которых опубликовываются данные о государственной регистрации юридических лиц, уведомление о снижении стоимости чистых активов общества, если их стоимость окажется меньше уставного капитала общества более чем на 25% по окончании трёх, шести, девяти или двенадцати месяцев финансового года, следующего за вторым финансовым годом или каждым последующим финансовым годом, по окончании которых стоимость чистых активов общества оказалась меньше его уставного капитала (п. 7 ст. 35 закона № 208-ФЗ).

Решения на годовом общем собрании акционеров принимаются путём голосования по каждому вопросу повестки дня. Подсчёт голосов проводит счётная комиссия, в случае её отсутствия — лицо, её заменяющее. Указанные лица по итогам голосования не позднее 15 дней после завершения собрания составляют и подписывают протокол об итогах голосования. Протокол составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра подписывают председатель и секретарь собрания. Протокол должен содержать сведения, указанные в пунктах 5.3, 5.7 и 5.8 положения о дополнительных требо-ваниях.

Отчёт о результатах голосования составляется, если итоги голосования по каждому из вопросов повестки не были сообщены акционерам по окончании голосования. Такой отчёт в срок, не превышающий 10 дней после составления протокола об итогах голосования, должен быть отправлен каждому акционеру, имеющему право принимать участие в собрании.

Нарушение описанных выше положений также квалифицируется как административное правонарушение. За эти нарушения может быть наложен административный штраф:
• на должностных лиц — в сумме от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация до одного года;
• на юридических лиц — от 500 000 до 700 000 руб.

Учёт расходов
Приведённые выше требования законодательства РФ по проведению годового (общего) собрания определяют структуру расходов, связанных с его проведением.

Как акционерные общества, так и общества с ограниченной ответственностью не обойдутся без затрат, связанных:
• с доведением до акционеров либо участников информации о проведении собрания;
• подготовкой копий обязательных и дополнительных, не входящих в состав годового отчёта, документов, которые общество обязано предоставить лицам, имеющим право на участие в общем собрании.

У акционерных обществ к ним добавляются расходы:
• на опубликование в СМИ информации как о проведении, так и о результатах собрания. При этом для опубликования общество может использовать не только печатные, но и иные СМИ (например, телевидение, радио), использование которых определено уставом общества;
• на изготовление бюллетеней для голосования и их рассылку, если:

- собрание проводится в форме заочного голосования;
- в АО число акционеров — владельцев голосующих акций 1000 и более;
- устав АО предусматривает рассылку бюллетеней до проведения собрания;
• на направление акционерам отчёта об итогах голосования, если результаты голосования не были оглашены непосредственно на собрании.

У акционерных обществ с числом акционеров — владельцев голосующих акций более 500 возникает ещё одна статья расходов по оплате услуг регистратора, осуществляющего функции счётной комиссии в силу требований пункта 1 статьи 56 закона № 208-ФЗ.

Помимо этого организации, как правило, несут и другие дополнительные расходы:
• по аренде помещения для проведения собрания;
• организации буфетного обслуживания (питания) участников мероприятия;
• проезду и найму жилых помещений для проживания иногородних участников;
• транспортному и иному обслуживанию мероприятия (включая техническое оснащение и уборку помещений, услуги переводчиков, охраны, канцелярские расходы и т. п.).

Для открытых же акционерных обществ ещё одной статьёй расходов являются затраты по публикации годовой отчётности (ст. 92 закона № 208-ФЗ). Обязаны публиковать годовые отчёты и бухгалтерские балансы, а также раскрывать иную информацию о своей деятельности, предусмотренную федеральными законами и принятыми в соответствии с ними нормативными актами, и некоторые общества с ограниченной ответственностью. Касается это ООО, которые публично разместили облигации и иные эмиссионные ценные бумаги (п. 2 ст. 49 закона 14-ФЗ).

Для ОАО установлен Порядок публикации годовой бухгалтерской отчётности открытыми акционерными обществами (утв. приказом Минфина России от 28.11.96 № 101). Бухгалтерская отчётность общества считается опубликованной в средствах массовой информации, доступных для всех акционеров данного общества, если публикация фактически состоялась хотя бы в одном периодическом издании. Конкретное же издание может быть определено уставом общества или решением общего собрания.

Одной из статей расходов у многих акционерных обществ, а также у некоторых обществ с ограниченной ответственностью являются затраты на аудиторскую проверку. Напомним, что открытые акционерные общества подлежат обязательному аудиту в силу организационно-правовой формы. Закрытые же акционерные общества, а также общества с ограниченной ответственностью могут подлежать обязательному аудиту по финансовым показателям деятельности. Это происходит в случае, если объём выручки от продажи продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) организации за предшествовавший отчётному год превышает 400 000 000 руб. или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчётному года превышает 60 000 000 руб. (подп. 1, 4 п. 1 ст. 5 Федерального закона от 30.12.08 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»).

Аудитор акционерного общества, как было сказано выше, утверждается на годовом собрании. Размер же оплаты данных услуг определяется советом директоров общества (п. 2 ст. 86 и п. 2 ст. 69 закона № 208-ФЗ). В ООО же назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг входит в компетенцию общего собрания участников общества (подп. 10 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ).

— в бухгалтерском учёте
Расходы, связанные с проведением аудита, в бухгалтерском учёте классифицируются как затраты, связанные с управлением производством. А они, в свою очередь, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 7 Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н). Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предписывает учитывать управленческие расходы на счёте 26 «Общехозяйственные расходы» (торговым организациям предлагается использовать счёт 44 «Расходы на продажу»):

Дебет 26, 44 Кредит 76
— отражена задолженность по договору оказания аудиторских услуг;
Дебет 19 Кредит 76
— выделен НДС, уплачиваемый аудитору;
Дебет 76 Кредит 51
— перечислены денежные средства аудитору.
Учтённые в общехозяйственных расходах затраты по оплате аудиторских услуг впоследствии в зависимости от учётной политики организации списываются либо на счёт 20 «Основное производство», либо на счёт 90 «Продажи» субсчёт 2 «Себестоимость продаж» в качестве условно постоянных.

Если для проведения годового собрания организация арендует помещение, то понесённые затраты также рассматриваются как расходы, связанные с управлением производством. Туда же включаются и затраты, связанные с подготовкой информационных материалов годового собрания, сообщением о его проведении и с изготовлением бюллетеней для голосования и т. п.

Выше приводилось, что лицо, принимающее участие в годовом (общем) собрании, вправе затребовать копии подготовленных информационных материалов. Если организацией принято решение о взимании за них платы, то поступившие денежные средства в возмещение понесённых расходов относятся к прочим доходам (п. 7 Положения по бухгалтерскому учёту «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 32н) и учитываются на счёте 91 «Прочие доходы и расходы» субсчёт 1 «Прочие доходы»:

Дебет 50, 51 Кредит 91-1
— поступили денежные средства от лиц, участвующих в годовом (общем) собрании, за информационные материалы.
Расходы, связанные с публикацией бухгалтерской отчётности, включая расходы на подготовку, издание и рассылку по почте специальной брошюры (буклета) с бухгалтерской отчётностью, включаются в расходы по обычным видам деятельности как затраты, связанные с управлением производством (п. 3.1 порядка публикации).

— при налогообложении
При исчислении налога на прибыль расходы на аудиторские услуги включаются в прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подп. 17 п. 1 ст. 264 НК РФ). Прочие расходы, как известно, относятся к косвенным. Такие затраты в полном объёме учитываются в расходах текущего отчётного (налогового) периода (п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

При условии что организация осуществляет только операции, признаваемые объектом налогообложения НДС, и наличии счёта-фактуры сумму налога, уплаченную аудитору, организация вправе принять к вычету:
Дебет 68 субсчёт «Расчёты по НДС» Кредит 19
— НДС, уплаченный аудитору, принят к вычету.

Если же помимо операций, облагаемых НДС, организация осуществляет операции, освобождённые от налогообложения, то к вычету можно принять лишь часть суммы налога. Принимаемая часть определяется исходя из стоимости отгруженных товаров (работ, услуг), операции по реализации которых подлежат налогообложению (освобождены от налогообложения), в общей стоимости товаров (работ, услуг), отгруженных за налоговый период. При этом организация должна вести раздельный учёт сумм НДС по приобретённым товарам (работам, услугам) (п. 4 ст. 170 НК РФ).

Расходы на проведение собраний акционеров (участников, пайщиков) относятся к внереализационным расходам (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ). При этом в упомянутом подпункте законодателем указаны расходы по аренде помещений, по подготовке и рассылке необходимой для проведения собраний информации. То есть осуществлённые затраты, непосредственная связь с проведением собрания которых прямо прослеживается:
• аренда помещения;
• копировальные и множительные работы по формированию документов, предоставляемых акционерам и участникам, и т. п., —
у налоговиков не должны вызывать скептического отношения.

Документами, подтверждающими расходы на аренду, могут стать договор аренды, акт приёмки помещения от арендодателя. При этом необходимо совпадение даты, на которую было арендовано помещение, и даты проведения годового собрания. Последнюю можно подтвердить протоколом собрания.

Приведены в упомянутом подпункте 6 пункта 1 статьи 265 НК РФ и иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания, что означает открытый их перечень. Так, к таковым финансисты отнесли оплату услуг регистратора, осуществляющего функции счётной комиссии (письмо Минфина России от 10.11.09 № 03-03-06/1/736).

Не возражают минфиновцы и по поводу включения в состав внереализационных расходов затрат на публикацию в официальном печатном органе и размещение в интернете информации о собрании акционеров и его итогах (письмо Минфина России от 10.11.09 № 03-03-06/ 1/736).

В то же время имеется ряд расходов, которые непосредственно связаны с проведением собрания участников (акционеров) общества, однако прямо не указаны в рассматриваемом подпункте 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Это прежде всего относится к расходам на обеспечение участников питанием, их охрану, проезд, проживание. На практике по таким расходам возникают разногласия между организациями и налоговиками, поскольку последние не принимают их в уменьшение облагаемой базы лишь на том основании, что они прямо не поименованы в указанной норме.

Косвенная связь между транспортными расходами и проведением собрания, на наш взгляд, всё же существует: необеспечение обществом прибытия участников на собрание может привести к отсутствию кворума для признания решений собрания правомочными (п. 8 ст. 37 закона № 14-ФЗ, п. 1 ст. 58 закона № 208-ФЗ). Поэтому такие затраты логично было бы всё же признавать во внереализационных расходах. Однако чиновники с этим не соглашаются.

Можно, конечно, попытаться учесть такие затраты в качестве представительских, ведь таковыми в силу пункта 2 статьи 264 НК РФ признаются, в частности, расходы на официальный приём и обслуживание участников, прибывших на заседание иного руководящего органа налогоплательщика. Общее же собрание участников или акционеров общества является высшим органом управления (ст. 32 закона № 14-ФЗ, п. 1 ст. 47 закона № 208-ФЗ). Налоговики опять-таки довольно скептически относятся к этому.

Однако суды иной раз всё же поддерживают налогоплательщика. Так, судьи ФАС Уральского округа признали правомерным отнесение на представительские расходы затрат по проведению отчётного собрания акционеров, поскольку общее собрание подпадает под определение иного руководящего органа, а перечень затрат, которые могут быть отнесены к представительским расходам, законодателем не регламентирован (постановление ФАС Уральского округа от 03.03.05 № Ф09-529/05-АК).

Судьи ФАС Поволжского округа посчитали, что в состав представительских расходов может быть включена стоимость:
• авиационно-транспортных расходов, связанных с доставкой членов совета директоров к месту проведения годового общего собрания акционеров (постановление от 09.10.07 № А57-4062/2006-9);
• перелёта акционера — члена правления общества для участия в собрании (постановление от 31.08.06 № А65-18519/2005-СА2-22).

Доказать правомерность включения затрат на проживание иногородних участников в том городе, где проводится собрание, в расходы для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщику вряд ли удастся, ведь перечень представительских расходов, приведённый в упомянутом пункте 2 статьи 264 НК РФ, является закрытым, а подобные затраты в нём не приведены.

То что расходы на проживание лиц, участвующих в представительском мероприятии, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как указанные расходы не предусмотрены положениями пункта 2 статьи 264 НК РФ, Минфин России указал в письме от 01.12.11 № 03-03-06/1/796.

Для подтверждения представительских расходов финансисты настойчиво рекомендуют оформить пакет документов, в который входят (письма Минфина России от 01.11.10 № 03-03-06/1/675, от 22.03.10 № 03-03-06/4/26):
• приказ или распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров, использованных при проведении представительского мероприятия (счета, накладные, чеки ККТ, товарные чеки и др.);
• первичные документы, подтверждающие приобретение у сторонних организаций работ и услуг, необходимых для проведения мероприятия (счета, акты выполненных работ или оказанных услуг, чеки ККТ и др.);
• отчёт или акт о фактической сумме расходов на проведённое мероприятие.

Представительские расходы, как известно, подлежат нормированию. При расчёте налога на прибыль их можно признать в размере, не превышающем 4% от общей суммы расходов общества на оплату труда за текущий отчётный или налоговый период. Сверхнормативные суммы представительских расходов для целей налогообложения не учитываются (абз. 3 п. 2 ст. 264, п. 42 ст. 270 НК РФ).

Поскольку годовое собрание должно пройти в первом или во втором квартале, то не исключено, что из-за превышения норматива организация в указанные отчётные периоды сразу не сможет признать общую сумму затрат. Скорее всего, полностью учесть эти расходы будет возможно только по итогам девяти месяцев или календарного года. Ведь предельный размер представительских расходов, которые можно признать в налоговом учёте, определяется нарастающим итогом с начала года до окончания соответствующего отчётного периода или года (п. 3 ст. 318 НК РФ).

Отметим, что суммы НДС, предъявленные обществу по представительским расходам, подлежат вычету в размере, соответствующем учтённым при налогообложении (абз. 2 п. 7 ст. 171 НК РФ). С ростом расходов на оплату труда в следующем отчётном периоде (и тем более по итогам года) возрастает и норматив на признание в налоговом учёте представительских расходов. В такой ситуации «сверхнормативным» перестаёт быть и соответствующий вычет НДС. Поэтому суммы НДС по сверхнормативным расходам, не принятые к вычету в одном налоговом периоде календарного года, принимаются к вычету в тех налоговых периодах по НДС, в которых данные расходы учитываются в целях налогообложения налогом на прибыль организаций (письмо Минфина России от 06.11.09 № 03-07-11/285).

Если заключён договор с фирмой, организующей весь комплекс мероприятий по подготовке и проведению годового собрания, очень заманчиво списать все произведённые ею затраты по организации собрания как стоимость её услуг по статье «услуги сторонних организаций». Однако к этой статье расходов можно отнести именно стоимость услуг организатора, а не отдельные составляющие общей суммы выставленного организации счёта, включающей, например, расходы по аренде помещения для проведения собрания, охране его участников, их буфетному обслуживанию и т. д. При этом из документов, подтверждающих расходы на услуги организатора, должно быть видно, в чём конкретно заключались оказанные услуги.

Напомним, что налогоплательщик вправе самостоятельно определять, к какой именно группе ему отнести затраты, которые с равными основаниями можно отнести к разным группам (п. 4 ст. 252 НК РФ). Поэтому ничто не мешает обществу:
• расходы по аренде зала (здания) отнести к производственной аренде (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• почтовые, телекоммуникационные и тому подобные расходы — к услугам связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• использованную бумагу, выданные ручки, блокноты, бланки и т. п. — к канцелярским расходам (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• охрану участников собрания — к услугам на иную охранную деятельность (подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ). Отметим, что судьи ФАС Волго-Вятского округа подтвердили правомерность списания расходов по обеспечению дополнительной безопасности при проведении годового собрания именно по статье «прочие расходы на охрану» (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 10.08.06 № А29-4238/2005а).

В главе 25 НК РФ, как было сказано выше, имеется специальная норма о расходах на проведение собраний акционеров (участников) — упомянутый подпункт 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Специальная норма, как известно, имеет приоритет над общей. Поэтому прямо поименованные расходы — по аренде помещений, по подготовке и рассылке необходимой для проведения собраний информации, — а также непосредственно связанные, такие как, например, публикация информации о проведении собрания, включаются во внереализационные расходы. Сомнительные же расходы на транспорт и питание можно учесть как представительские. При привлечении же специального организатора для проведения собрания необходимо оформить максимально подробный акт об оказанных услугах.

ВАЖНО:

У некоторых организаций общее собрание носит формальный характер, что влечёт за собой не столь и существенные расходы на его проведение. У других же данное мероприятие выливается в довольно основательную церемонию с большим количеством приглашённых, продолжительность которой может затянуться. Исполнительный же орган организации, следуя установленным требованиям вышеприведённых законов, до проведения собрания обязан совершать ряд организационных действий.

Годовой отчёт должен содержать раздел о состоянии чистых активов общества, в котором указываются показатели, характеризующие динамику изменения стоимости чистых активов и уставного капитала общества за три последних завершённых финансовых года, включая отчётный год (подп. 1 п. 3 ст. 30 закона № 14-ФЗ). Недавно созданные общества приводят такие данные за каждый завершённый финансовый год.

Совет директоров при подготовке годового собрания определяет:
• дату (если она не определена в уставе общества), место и время проведения;
• повестку дня;
• дату составления списка акционеров, имеющих право на участие в годовом собрании;
• порядок сообщения акционерам о его проведении;
• перечень информации (материалов), предоставляемой акционерам;
• форму и текст бюллетеня для голосования в случае голосования бюллетенями (ст. 54 закона № 208-ФЗ).


В качестве места проведения общего собрания в сообщении указывается адрес, где будет проводиться собрание, а также время начала регистрации лиц, участвующих в его работе (п. 2 ст. 52 закона № 208-ФЗ).


Лицо, принимающее участие в собрании, вправе затребовать копии информационных материалов. Общество же должно предоставить их в течение 5 дней с момента обращения. За изготовление копий организацией может взиматься плата, размер которой не превышает понесённые затраты.


Требования законодательства РФ по проведению годового (общего) собрания определяют структуру расходов, связанных с его проведением.

Бухгалтерская отчётность общества считается опубликованной в средствах массовой информации, доступных для всех акционеров данного общества, если публикация фактически состоялась хотя бы в одном периодическом издании. Конкретное же издание может быть определено уставом общества или решением общего собрания.

При условии что организация осуществляет только операции, признаваемые объектом налогообложения НДС, и наличии счёта-фактуры сумму налога, уплаченную аудитору, организация вправе принять к вычету:
Дебет 68 субсчёт «Расчёты по НДС» Кредит 19
— НДС, уплаченный аудитору, принят к вычету.

Доказать правомерность включения затрат на проживание иногородних участников в том городе, где проводится собрание, в расходы для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщику вряд ли удастся, ведь перечень представительских расходов, приведённый в упомянутом пункте 2 статьи 264 НК РФ, является закрытым, а подобные затраты в нём не приведены.

Налогоплательщик вправе самостоятельно определять, к какой именно группе ему отнести затраты, которые с равными основаниями можно отнести к разным группам (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Владимир УЛЬЯНОВ, эксперт «ПБУ»

Номер журнала:

Поделиться: